Email marketing: come scrivere un messaggio efficace

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L'uomo non può non comunicare, ecco perché la nostra storia è fatta di mezzi e tecnologie che nel tempo ci hanno permesso di estendere e amplificare questa capacità innata, accorciando tempi e distanze. Evoluzioni che hanno accompagnato l'evoluzione di culture e società e che, ancora oggi determinano le nostre abitudini quotidiane.

La stampa inventata nel 1456 da Johannes Gutenberg, il telegrafo nel 1793, il telefono di Antonio Meucci nel 1871, il cinema dei fratelli Lumière, la radio di Guglielmo Marconi e Nikola Tesla, la televisione nel 1925, Internet ed infine i social network. Ma c'è un mezzo che prima ancora dell'avvento dei social network e delle app di messaggistica, ha permesso all'uomo di superare i propri confini.

Nata insieme ad Internet, l'email, inventata da Ray Tomlinson, uno dei ricercatori di ARPANET, è diventata in poco tempo uno degli strumenti più utilizzati dalle persone per comunicare, con milioni di messaggi spediti in tutto il mondo. Diciamolo, spedire un messaggio di posta elettronica è semplice ed immediato ed è proprio questa sua semplicità che le ha permesso di sopravvivere all'avvento di tutte le future app di messaggistica istantanea.

Scrivere una email? Ma non è una cosa antiquata?

Tutto il contrario! Infatti, sin dal momento alla sua nascita, l'utilizzo di questo mezzo di comunicazione ha continuato a crescere in maniera esponenziale.

In un mondo caratterizzato da information overload, la comunicazione chiara ed efficace svolge un ruolo fondamentale in tutti i contesti della nostra vita quotidiana, soprattutto in campo professionale. Non a caso questo mezzo si è affermato proprio in questi contesti.

Scrivere un'email è all'apparenza un'azione facile. Spesso la usiamo per scrivere ad amici, colleghi, clienti, professori e così via. Ma come si scrive un'email efficace? Te lo spieghiamo in questo articolo 👇

Parleremo di:

L'email: l'importanza del messaggio
Come si scrive un'email efficace? Alcuni consigli

1. L'email: l'importanza del messaggio

Inventata nel 1971, è oggi uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati sul mondo del lavoro: un contatto diretto per comunicare con gli altri, condividere file e informazioni.

Ad oggi si contano più di 5,6 miliardi di account mail attivi e oltre 3 milioni di email ogni secondo.

Nonostante l'evento di nuovi mezzi di comunicazione, l'email è più viva che mai, al contrario di quello che si potrebbe pensare. Il segreto del successo? Sicuramente è legato alla facilità di utilizzo. Chiunque abbia un computer o un cellulare può spedire un messaggio via email. Ma il successo non è legato solo a questo, infatti, grazie all'importanza attribuita al marketing e alla comunicazione, l'email è risultata essere uno dei mezzi più efficaci per raggiungere il proprio target.

Economicità, flessibilità, personalizzazione e immediatezza sono solo alcuni degli aspetti che descrivono al meglio la potenzialità di questo mezzo. L’ attività di comunicazione e di vendita tramite email, è una componente sempre più importante in ogni piano di comunicazione d'impresa, e non. L’email per il proprio lavoro, per alimentare il proprio network o per il proprio personal branding è simbolo di relazione e rappresenta uno strumento fondamentale per mantenere il contatto con collaboratori e clienti.

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2. Come si scrive un'email efficace? Alcuni consigli

Creare e mandare un’email a un amico, un cliente o un collega di lavoro, non è un’azione difficile. Tuttavia non sempre è facile o per lo meno capita spesso di imbattersi spesso in email mal scritte in modo errato, che risultano assolutamente inadatte a un contesto lavorativo o all'offerta che si sta inviando.

Dunque, come si scrive una email efficace? Due sono gli aspetti principali che costruiscono una mail: l’oggetto e il corpo della mail. Come costruirli per conquistare sin da subito il destinatario e distinguersi dagli altri? Vediamo come fare:

L’OGGETTO

L’oggetto dell’email è il principale filtro di lettura di questo mezzo di comunicazione. È uno dei fattori decisivi che determina l’apertura della email e, per questo motivo, è fondamentale porci la massima attenzione, poiché ricorda: nessuno leggerà un’email se l’oggetto non è interessante!

Per far si che l'oggetto della propria email possa catturare l'attenzione di chi la riceve, è necessario prestare attenzione a questi elementi:

Il linguaggio della mail. Il lessico usato deve essere naturale e spontaneo, coerente con il tema dell'email. Utilizzare verbi che suggeriscono l’azione che l’email offre o utilizzare una frase che chiarisca il valore determinato dal messaggio, aiuterà l’emittente a capire il contenuto dell'email e ad attirare l’attenzione;
la personalizzazione. Si creativo e personalizza l'oggetto in base alla segmentazione e al target a cui ti stai rivolgendo. Scrivere un oggetto personalizzato, non ti va differenziare solo dagli altri ma garantisce un open rate più alto.
Sii accattivante, ma non a scapito della chiarezza. L’oggetto della mail deve mettere a fuoco quello che si intende comunicare, deve far stimolare una riflessione da parte del destinatario e riassumere in poche parole il concetto chiave. È efficace adottare una comunicazione semplice e chiara.
Fai sì che l'oggetto sia una promessa per il tuo destinatario, questo ti aiuterà ad avere alti tassi di risposta delle email. La chiarezza del motivo dell’email garantisce l’attenzione dell’interlocutore ed allo stesso tempo fa mantenere le promesse dell’oggetto.

IL CORPO

Il corpo dell’email è il secondo fattore principale nella costruzione di una email efficace e significativa.

La struttura di una mail, per essere incisiva, deve essere scritta con chiarezza, evidenziando fin da subito l’obiettivo e mettendo a fuoco l'oggetto stesso. È fondamentale che l'attenzione sia rivolta al destinatario e che non sia invece incentrata sul mittente. Ricorda: stai parlando a lui e non a te!

È importante, quando si scrive una mail efficace, far emergere all'altra persona il bisogno e tutti i benefici che ne detrae dal contatto che sta leggendo, sopratutto per un messaggio commerciale o di personal branding. Per fa si che questo avvenga è importante scegliere e prediligere l’utilizzo della seconda persona e della terza persona singolare, rivolgendosi al cliente piuttosto che a se stessi. Fai in modo che ci siano più tu, voi e lei, rispetto al io e al noi.

Per rendere accattivante e funzionale un messaggio di posta elettronica, nonché anche ben organizzato, è utile seguire la regola del 3. Lo sviluppo logico del corpo dell’email deve avvenire in pochi, semplici e lineari passaggi in modo che sia strutturata e cosicché da evidenziare i temi chiave attorno al quale stai costruendo il tuo messaggio. Questo aspetto si rispecchia anche nella struttura dell’email. Nella tua composizione ricorda che è importante anche seguire la regola della piramide invertita, ossia:

Cattura l’attenzione;
Sviluppa l’interesse:
Prometti un valore.

In questo modo, il destinatario sarà concentrato sulla lettura e osserverà dei passaggi chiari nella comprensione dell'email. Ad aiutare in ciò è importante, per facilitare la codifica del messaggio, che copy e layout grafico siano equilibrati e pesati all'interno del corpo dell'email. Le giuste proporzioni e i giusti pesi, non solo ti aiutano ad essere funzionale, ma ti guidano verso la conclusione. Perché una mail sia funzionale, dall'inizio alla fine, bisogna porre la massima attenzione. Non troncare il discorso ma concludi e guida l’utente verso una Call-to-action o una domanda.

Riassumendo ricordati:

Dedica la giusta attenzione ad un oggetto che sappia cogliere l’interesse dell’interlocutore;
Usa un linguaggio naturale, che suggerisca l’azione e il valore offerto;
Personalizza la tua email;
Si accattivante, ma non a discapito della chiarezza;
Allinea l’oggetto al corpo dell’email;
Concentrati sul destinatario e non sul mittente;
Segui la regole del 3, per essere chiaro, incisivo e organizzato;
Inserisci una Call-To-Action (CTA) o anche una domanda;